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Cómo funciona un sistema de punto de venta

octubre 15, 2018 11:41 am

Tengas un negocio grande o pequeño, siempre es beneficioso instalar herramientas que faciliten y organicen el trabajo. Especialmente si tu negocio comienza a expandirse, es muy conveniente contar con los sistemas operativos necesarios para garantizarles a los clientes el mejor servicio posible. Como por ejemplo, un sistema de punto de venta digital (o sistema POS).

Pero, antes de considerar implementarlo para tu negocio es positivo que investigues cómo funciona un sistema de punto de venta. De esa forma, sabrás exactamente cómo beneficiaría a la optimización de los procesos de tu compañía.

Y en este artículo te mostraremos cómo funciona un sistema POS. Además, sabrás todo sobre el proceso compra del cliente una vez que lo instales para tu negocio.

 

¿Qué es un sistema de punto de venta?

Un sistema de punto de venta o sistema POS (point of sale) es un software que te permite administrar las ventas e ingresos de tu negocio en una plataforma digital. Registra todas las transacciones, administra el inventario, organiza los datos del cliente y trabaja para ofrecer un servicio más personalizado. De igual forma, entrega estadísticas, reportes y análisis del patrón de compra de tus clientes.

Toda esta información puede ser muy útil para ofrecer un servicio individual que sea eficiente, confiable, y de la máxima calidad.

Básicamente, el sistema de punto de venta automatizará el proceso de compra, registro de la información, hasta la finalización de la transacción con el banco del cliente. Ofrece practicidad en muchas áreas y tareas de tu negocio, y esa facilidad te dará tiempo de enfocarte en otras cosas. Tener un sistema POS es muy beneficioso y práctico para el crecimiento de tu negocio.

 

Sigue leyendo qué es un sistema POS aquí en Mundoware.

Componentes de un sistema POS

Para que el sistema de punto de venta pueda funcionar a la perfección, necesita tener ciertos componentes específicos. Estos deben trabajar en conjunto para garantizar que la experiencia de compra del cliente sea lo más agradable y efectiva posible.

De esta manera, si cada área marcha al mismo ritmo que las demás, los procesos, transacciones y la recolección de datos se realizarán de forma óptima. Por eso, hay que prestarle la debida atención a cada una para asegurarse de que los engranajes funcionen correctamente.

Un sistema POS no podría ejecutarse sin la existencia de ciertos mecanismos:

Hardware

Este es el espacio donde se alojará tu sistema de punto de venta. Aquí se almacenará toda la información de tus procesos, por eso es tan importante conseguir un hardware seguro y eficiente. Una plataforma que pueda soportar el volumen de datos constante que puedan generar tus gestiones comerciales.

Por tanto, para que un hardware trabaje correctamente requiere de algunos elementos específicos. Un scanner (para leer los códigos de barra), una computadora y una máquina lectora de tarjetas.

 

  • Scanner: Lee los códigos UPC de los productos  y los redirige a la computadora.
  • Computadora: Registra y decodifica los datos y sistematiza la compra. Organiza los precios de los productos, registra la cuenta del cliente y formaliza la transacción con el banco. También, envía automáticamente la información a otros sistemas integrados del sistema de punto de venta como el inventario, para mantener actualizada la ase de datos.
  • Máquina lectora de tarjetas: Lee los datos de la tarjeta de crédito o débito del cliente. Luego los envía a la computadora donde se van a decodificar para realizar la transacción.

 

De esta manera, es necesario que la plataforma que elijas pueda almacene mucha información. Que pueda soportar el volumen de datos constante que generen tus gestiones comerciales.

Software

De modo que la computadora pueda trabajar correctamente, necesita tener un software para cada función que cumpla. En este caso, un software para descifrar datos encriptados (datos de las tarjetas y cuentas bancarias de los clientes) sería el principal.

Pero, los sistemas de punto de venta modernos son flexibles con respecto a la cantidad de softwares con los que pueden trabajar. Lo que significa que puedes instalar varios para realizar tareas específicas y facilitar tu labor.

Por ejemplo, existen softwares de sistema POS que actualizan el control de inventario con cada venta realizada de forma automática. También pueden calcular los impuestos y deducciones, ofrecer reportes del flujo de ingresos, estadísticas de frecuencia de ventas, entre otros. Y, aún más importante, también pueden registrar información valiosa del cliente.

Con un software de sistema de punto de venta se puede almacenar datos del cliente que te pueden ayudar a mejorar tu servicio. Por ejemplo, sus patrones de compra, preferencias, opiniones sobre productos, etc. Con estos datos puedes mejorar tus procesos y ofrecer un servicio más personalizado.

Porque de eso se tratan los negocios, trabajar para ofrecerle al cliente un producto o servicio que satisfaga de la mejor manera todas sus necesidades.

Busca el software que mejor se adapten a tu negocio y a la comodidad del cliente. Ten en mente cuáles son las áreas que quieres optimizar al momento de elegir la mejor opción.

 

Utiliza MundoPOS como tu sistema de punto de venta de confianza

Equipos de punto de venta

Hasta los momentos, ya sabes cuáles son los tres implementos básicos de un sistema de punto de venta exitoso. Scanner, computadora y la máquina lectora de tarjetas.

Ahora bien, además de ellos puedes instalar otros elementos para complementar el funcionamiento de tu sistema POS. Como por ejemplo:

 

  • Lector de balanza: Este no es el común scanner de códigos UPC. Como tiene una balanza incorporada, puede determinar el peso del producto al mismo tiempo que identificar cuál es. (Este es perfecto para negocios como supermercados, o aquellos en los que se vendan productos que requieran medición para su venta).
  • Caja registradora: Para almacenar los ingresos en efectivo.
  • Impresora térmica: Imprimen con tinta, láser o sistema de matriz las facturas para los clientes.
  • Datáfono: Es el aparato en el que se realiza la transacción de compra con las tarjetas de crédito o débito. Sirve para leer la información cifrada contenida en la banda magnética de cada tarjeta y se conecta directamente con el banco a través de una línea telefónica para concretar la compra.
  • Pantallas táctiles: Le facilitan el trabajo al cajero y le permiten observar al cliente, debido a su tamaño, el monto exacto de la compra que va a realizar.

 

Proveedores de cuentas

Son los bancos, compañías de tarjetas de crédito y cooperativas financieras que apoyan al cliente. Ellos se aseguran de que al momento de la transacción el consumidor tenga su dinero o crédito disponible en la cuenta. Además, se fijan que siempre esté actualizada y verifican que se descuente el dinero gastado después de alguna compra.

De esta manera, los proveedores se encargan de ofrecerle al cliente registros meticulosos de cada transacción en su cuenta bancaria. Así, el cliente puede tener un mejor control de gastos y existe una mayor transparencia de lo que sucede con el dinero almacenado en su cuenta.

Pero, no solamente es beneficioso para el cliente sino para el vendedor. Porque mientras los clientes tengan más conocimiento sobre el origen de sus gastos, menor será la probabilidad de recibir quejas de ellos. Con un actualizado registro de transacciones bancarias, el cliente podrá saber si el origen de una falla, en caso de no haberse completado una transacción de compra. Y si sabe que el error proviene del banco, o de él mismo, no culparán al vendedor.

Los proveedores de cuentas son muy importantes para que un sistema de punto de venta funcione a la perfección. Por esa razón, es recomendable que como vendedor mantengas una constante comunicación con cada banco y cooperativa que usen tus clientes. De esa forma, podrás garantizarle un mejor servicio a tus consumidores si su banco no le da problemas para aprobar alguna compra.

Porque, recuerda siempre que ofrecer un servicio al cliente personalizado debe ser siempre la mayor prioridad para un empresario.

Proceso de transacción

Ahora que conoces todos los elementos de forma individual, es muy positivo que sepas cómo funciona un sistema POS con todos ellos actuando juntos. En orden, el proceso de compra de un cliente se desarrolla así:

 

  • Se escanea el código UPC de los productos.
  • Se totaliza la compra final del cliente con la computadora.
  • El cliente decide la forma de pago que usará para saldar el total.
  • Se utiliza una máquina lectora de tarjetas (datáfono) para iniciar la compra.
  • El datáfono decodifica la información bancaria del cliente y se inicia la transacción.
  • A través de la señal telefónica, se envía una solicitud de verificación al banco principal.
  • Cuando el banco decide que sí existen fondos suficientes en la cuenta del cliente para realizar la compra, se hace una aprobación a la transacción.
  • El cliente procede a ofrecer sus datos y se completa la compra.
  • El banco confirma que la deducción se realizó sin problemas.
  • Se imprime la factura para el cliente, confirmando que todo está en orden.
  • El cliente se va del establecimiento con su producto y habiendo experimentado un servicio eficiente y de calidad. 

 

Instala MundoPOS como el sistema de punto de venta de tu negocio

 

¿Ya has instalado un sistema de punto de venta en tu negocio? ¿Qué beneficios has visto? Cuéntanos tu experiencia y deja un comentario en nuestro blog. Y, si quieres saber más sobre sistema POS o el manejo d et negocio, sigue leyendo nuestros artículos de gestión empresarial aquí en Mundoware.

Este post fue escrito y publicado por Mundoware

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