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Cómo llevar un control de inventario para mi negocio

septiembre 14, 2018 5:41 am

Son muchas las técnicas y métodos que a veces los entrepreneurs emplean para mejorar el desempeño de su compañía. Estas se pueden aplicar en áreas en las que no siempre se trabaja con las herramientas más actualizadas. Por ejemplo, a cómo llevar un control de inventario en tu negocio, porque vivimos en una sociedad que se actualiza y evoluciona constantemente.

Y para ello la tecnología se ha convertido en una aliada efectiva.

Algo aparentemente tan sencillo como contar cuántos productos tienes para vender suele mantenerse en segundo plano. Y se olvida la importancia de esta tarea primaria. Pero no te preocupes si ese es tu caso, en este artículo te diremos todos los secretos para saber cómo llevar un control de inventario de forma sencilla y eficiente.

¿Por qué necesitas llevar un control de inventario?

Cuando tienes una empresa, sea pequeña, mediana o grande, tener una buena administración de inventario es vital. De otro modo puede suceder uno de dos escenarios: o no cumples con una entrega porque te quedaste sin productos, o al contrario, tienes demasiados productos en stock que no pudiste vender.

Es simple, la raíz de ambos problemas radica en una falla del control de inventario.

Puede ser que no se haga una revisión constante del stock, o puede que utilices un sistema desactualizado que no se conecte con las demás áreas de tu compañía.

De una manera o de otra, hay muchas herramientas que pueden agilizar este proceso de forma automatizada. Solo así, tu gestión de inventario podrá garantizar el crecimiento de tu empresa.

 

¿Cuáles son las ventajas de llevar un control de inventario?

Al tener un inventario actualizado, puedes:

  • Saber qué materiales tienes disponibles: Lleva un control de todo lo que tienes disponible en stock para organizarte de forma más efectiva.
  • Brindar información honesta: Para mantener cuentas claras con tus empleados y clientes sobre los productos que tienes dispuestos para la venta.
  • Agilizar los procesos de entrega: Al tener tus productos organizados y clasificados, es más sencillo el proceso de empaque y entrega de órdenes para tus clientes.
  • Limpiar tu stock: Permite determinar cuáles productos están caducados para eliminarlos del stock.
  • Actualizar el valor de tus productos: Si estás en un negocio donde es necesario seguir las tendencias, los precios de tus productos van a variar constantemente. Todo depende de si tu mercancía está de moda o no. Y si no lo está, su precio cambiará. De esa forma, mantener un inventario vigente hará que la tarea de revalorizar sea mucho más sencilla.

 

Tipos de inventario

Así como conocer las necesidades de tus clientes es necesario para crear un producto, saber qué tipo de inventario te conviene es necesario para mejorar tu administración empresarial.

Los inventarios se dividen según dos factores: nivel de producción y frecuencia de reportes.

 

Nivel de Producción

Estos corresponden al tamaño de tu empresa en cuanto al nivel de producción, distribución y comercio de tus productos. Por ende, la manera de cómo llevar un control de inventario cambiará según la producción de tu compañía. Mientras más pequeña, más sencillo el formato. Y mientras más grande, más complejo será.

Básicamente, los tipos de inventario referentes al nivel de producción de tu empresa responden a tres fases de la manufacturación de productos.

  • Materia prima: Contabiliza la cantidad de materia prima asignada para cada tipo de mercancía producida.
  • Suministros de fábrica: Controla las herramientas e insumos utilizados en la producción de la mercancía.
  • Productos terminados: Registra todos los productos adquiridos ya pre-fabricados que estén en existencia para la venta.

 

Te recomendamos estos tips para automatizar las ventas de tu empresa

 

Frecuencia de Reportes

Se refieren a la periodicidad de los reportes control de inventario que las compañías deben ofrecer según los cierres económicos.

  • Periódicos: Se realizan constantemente de manera mensual, trimestral, semestral o con la frecuencia exigida por la administración.
  • Iniciales: La lista de productos existentes para iniciar el año después del último cierre económico.
  • Finales: Contabilización de mercancía con la que se cierra el año contable. (El mismo número de productos con el que se inicia el siguiente año).

 

Esos son los tipos de inventarios básicos para el manejo de cualquier negocio. Ahora bien, ellos también se clasifican según el tipo de negocio que manejes. Por ejemplo:

 

Filiales

Si tu compañía está comenzando o solamente tienes una central (un solo establecimiento), el proceso de cómo llevar un control de inventario será independiente. Es decir, se adaptará tus necesidades y a los requerimientos de las leyes. Sin embargo, si administras una filial, el proceso será distinto. Básicamente, los tipos de inventario para filiales se dividen según el nivel de expansión del negocio:

  • Nacional: Si manejas una filial a nivel nacional, los reportes de inventario serán mensuales, trimestrales, o incluso semestrales. Todo depende de la administración de la casa matriz del país. Y a partir de sus métodos, el resto de las franquicias se adaptan para entregar un reporte único.
  • Internacional: Si la franquicia se administra a nivel internacional, entonces la frecuencia de los reportes será trimestral. Dado a que este tipo de negocios se cotizan según la bolsa, los cambios son más frecuentes, y por ende, el valor de los productos van a fluctuar más.

Clasificación de activos

Para saber cómo llevar un control de inventario organizado, es necesario establecer un método efectivo para la contabilización de los productos en stock. La mercancía, en primera instancia, debe dividirse en dos áreas: activos circulantes y activos fijos.

  • Activos circulantes: Estos a su vez se dividen en dos grupos: los productos finales que se almacenan en el stock para su venta. Y los productos que se consumen en la fabricación de la mercancía. Como su nombre lo indica, son aquellos activos que circulan constantemente en el proceso de producción.
  • Activos fijos: Son aquellos productos invariables, y duraderos adquiridos para la producción. Entiéndase, maquinaria, instalaciones, mobiliario, entre otros.

Posteriormente, luego de haber hecho la primera clasificación, el proceso será más sencillo. Sin embargo, si una compañía produce muchos productos diferentes entre sí, es necesario establecer una segunda división para agilizar la contabilidad.

Por ende, se debe realizar una clasificación por familias. Para ello, existen un par de herramientas de organización muy útiles para optimizar el proceso.

 

Sistema de Control ABC

Este mecanismo de organización trabaja según la clasificación de prioridades teniendo en cuenta los productos en stock. El objetivo de este sistema es disminuir los costos de producción y de cómo llevar un control de inventario constante. Optimiza el proceso con una segmentación organizada para aminorar el trabajo general.

De esa manera, la división se realiza considerando tres factores: costo unitario, costo total de existencias, o el orden de los pedidos (sin considerar el costo como elemento de jerarquía).

En cada una de estas áreas, se hace la clasificación prioritaria en tres niveles. A, B y C.

  • A: Son los artículos con mayor prioridad, por su costo unitario y por el nivel de control requerido. Usualmente, suele ser equipamiento muy costoso, vitales para la producción, y que requieren de constante mantenimiento. Requieren de revisión constante y exhaustiva.
  • B: Productos con menor prioridad que no son tan imprescindibles para la manufacturación. Se deben mantener bajo una revisión moderada.
  • C: Activos de poca importancia para la elaboración de la mercancía, que son prescindibles y económicos. No requiere de una revisión exhaustiva.

 

Sigue leyendo sobre los beneficios del Sistema ABC

 

Existen herramientas diseñadas para optimizar y digitalizar todo este proceso. Un método para ello es mediante el Sistema ERP.

 

Sistema ERP

El ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema informático de administración que ayuda a optimizar la gestión empresarial. Con él se pueden operar las finanzas, monitorear la logística, llevar un control de inventario, registrar la producción, entre otros. Es tener todas las áreas de una compañía en una misma plataforma.

El principal beneficio de tener uno de estos programas, es que las funciones de administración son universales y toda la empresa tendría acceso a esta información. Trabaja con una base de datos central que unifica todos los módulos de administración del programa.

En este caso, con un método así se integra la administración de inventario con los demás rubros de la compañía, lo que aumenta la productividad de la empresa.

Por esa razón, es muy importante invertir en un sistema ERP que se adapte a tus necesidades y sea eficaz.

Ahora bien, existen variedad de herramientas útiles para ello. SAP® Business One® es una de las más utilizadas por los grandes negocios y ya es un sistema básico en la gerencia de cualquier empresa. Quizás te interese conocer los sistemas ERP más usados en empresas exitosas para que conozcas todas tus opciones.

Un software de ERP eficiente debe integrar todos los departamentos de la compañía en un mismo sistema, con una interfaz sencilla de usar pensada en la comodidad de los usuarios. Que te permita monitorear tus productos en existencia, en el que puedas realizar órdenes de compra y mucho más. Adaptable a cualquier sector, accesible y confianza.

 

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Cómo llevar un control de inventario

Finalmente, para saber cómo llevar un control de inventario hay que trazar un plan de acción, una serie de pasos pensados para agilizar todo el proceso.

Considerando que la mayoría de los rubros de una compañía dependen de un inventario exacto y controlado, esta es una fase muy importante.

Pero, antes de la contabilización final, es necesario que el inventario se haga en cada una de las fases que componen el proceso de producción de mercancía. En otras palabras, antes del gran inventario hay que hacer muchos pequeños inventarios. Y la sumatoria de todos ellos, permiten tener el control total del proceso de manufacturación.

De igual manera, también se realiza un registro de los productos vendidos para tacharlos del stock. Un método para optimizar esos procesos es instalar un sistema de punto de venta digital que contabilice los productos entregados y los registre en la lista de inventario existente de manera automatizada.

 

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Una empresa controlada y organizada es una empresa efectiva. Y la clave está en cómo llevar un control de inventario segmentado y eficiente.

Así que, mantener un seguimiento en cada una de las fases de la producción de mercancía es vital. Para que los “mini-inventarios” que se realicen en el transcurso de cada una de ellas sean lo más precisos posibles. Estas fases son:

 

Planificación

El primer paso de la estrategia de administración de inventarios es establecer unos objetivos claros y un plan de acción. Cuando se lleva a cabo la producción de la mercancía, se estima una cierta cantidad de inventario requerido para la manufacturación. Y esa planificación se construye con base en el presupuesto inicial para la producción.

Teniendo en cuenta esa estimación de inventario inicial, se puede tener una idea más clara de todas las existencias almacenadas en el stock para su contabilización posterior.

 

Compra

Es la estimación de los materiales necesarios para la producción que deben adquirirse. Cuando ya se tenga una lista de los productos requeridos, se hace la compra, y se espera la entrega de la mercancía. Se debe establecer un monitoreo de la orden de compra para asegurarse de que la cantidad de productos expresada en ella sea la misma que llegue con el delivery.

 

Almacenamiento

Luego de recibir la mercancía, y haber confirmado que la cantidad sea igual a la solicitada, se procede a almacenar. Justo aquí es donde comienza la organización. Es recomendable que utilices algún sistema de clasificación para guardar tus materiales. Eso va a agilizar la producción y optimizar cómo llevar un control de inventario.

Para ello, puedes seguir el principio básico del sistema ABC, segmentando los productos por familias. En tal caso, puedes almacenar tus materiales según el producto para el que se vayan a utilizar.

 

Producción

Para la manufacturación del producto, se contabilizan los materiales utilizados para la fabricación cuando se usan y se gastan. También aquellos que se averían en el proceso y los que requieren de algún repuesto o reemplazo.

Es importante que ese registro esté actualizado, para evitar cuentas dispares en la contabilización final. Un buen control de producción agiliza el trabajo y evita posibles dolores de cabeza en el sistema de costos.

 

Stock

Cuando ya los productos están terminados, se almacenan y organizan en el stock. Lo que significa que esa mercancía ya está lista para su embalaje, venta y distribución.

La revisión constante de los despachos y órdenes de embarque es vital para mantener a raya el proceso de contabilidad final.

 

Contabilidad

Esta última fase del proceso se refiere a revisar los registros de inventarios a profundidad y hacer un análisis contable. Estudia los costos que genera el flujo de los materiales adquiridos durante el proceso de producción y venta de los productos fabricados. La clave aquí es saber llevar una contabilidad organizada y lo más segmentada posible.

Usualmente, en este análisis se suele determinar:

  • Cantidad de materiales requeridos para cada ciclo de producción.
  • Fechas estimadas de órdenes de entrega basadas en los lotes de productos resultantes de cada ciclo de fabricación.
  • Cantidad de activos fijos y circulantes estimados para ciclos de producción mayores a los anteriores. (Es decir, para ciclos de producción donde la mercancía va a ser significativamente más amplia).

Como habrás visto, tener un sistema óptimo para el manejo de tu negocio es muy importante. Saber cómo llevar un control de inventario es clave para el crecimiento de tu empresa, por eso, asegurarte de que tienes el mejor servicio es vital.

En Mundoware contamos con herramientas que te facilitarán el trabajo y harán que tu negocio despegue.

 

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¿Qué estrategias usas para llevar un control de inventario de tu negocio? ¿Qué tácticas han fallado y cuáles han funcionado? Cuéntanos tu experiencia y ayúdanos ofrecerte los mejores servicios dejando un comentario en nuestro blog.

Este post fue escrito y publicado por Mundoware

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