ORDENES DE COMPRA

Para consultar la información referente a las ordenes de compra y creación en el sistema, ingrese al menú compras, luego seleccione la opción ordenes de compra.

 

En esta ventana la tabla de visualización muestra la información dividida en columnas, serie, numero, numero de orden, fecha, proveedor, total, sucursal, estado, creado por y acciones.

 

Una orden de compra es un documento de control interno que emite el comprador para pedir mercancía al proveedor o vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es para el proveedor e implica que debe preparar el pedido.

 

Se pueden realizar búsquedas por cualquiera de los campos contenidos en las columnas, escriba en buscar la palabra o palabras por la cual desea ubicar la orden de compra.

 

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Para crear una nueva orden de compra, pulse el botón nuevo en la barra superior derecha.

Nueva Orden de Compra

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Deberá llenar los datos del proveedor y pulsar sobre el botón guardar o cancelar, véase detalles en la ficha del proveedor, para mayor información véase Compras/Proveedores.

 

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Una vez completados los campos del contacto, pulse guardar o cancelar si no desea crear el contacto.

Área de Campos Adicionales y Envío

Área de Totales

Detalle de impuestos

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Una vez completados todos los campos de la orden de compra, pulse guardar o cancelar si no desea crear el documento.

 

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Podrá importar la orden de compra desde Excel, pulse sobre el botón importar seleccione el fichero de Excel y abrir. Automáticamente el sistema importara las líneas que contengan el Excel.

Editar Orden de Compra

En el menú compras, ordenes de compra podrá buscar las ordenes de compra previamente creadas para su edición.

Recibo de Mercancía.

El recibo de mercancía es un documento previo a la factura de compra y posterior a la orden de compra. Es una nota de recibo este documento aumenta directamente el inventario puede realizarse sin haber creado una orden de compra.

 

Cumple las misma  función que la orden de compra en el recibo de mercancía se registran los productos de compra a un proveedor generando esto un documento interno de soporte y validez para procedimientos en la empresa.

 

Para realizar una orden de entrega ir al meno de compra y presionar recibo de mercancía. El sistema mostrar la pantalla Recibos de Mercancía.

 

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En la Recibos de Mercancía observa un primer bloque Filtros para realizar búsqueda de documentos factura de gasto por fecha, proveedor o creador por.

Para realizar búsquedas de recibos de mercancía registre datos en los campos específicos y luego presionar sobre el botón filtrar y se mostrara información en la tabla de pre visualización que contiene los siguientes campos.

 

Para crear una registra un Recibo de mercancía presione sobre el botón nuevo en el lado superior derecho en la pantalla Nota de Recibo, el sistema mostrar la pantalla factura de compra.

Nota de Recibo

 

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Para crear una nota de recibo registrar los datos solicitados en el documento. En la cabecera se muestra.

Para agregar líneas al documento seleccionar el botón agregar.

 

En el siguiente bloque Descripción, base e impuestos lo muestra el sistema según los datos registrados.

 

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Descripción, muestra el nombre o descripción del impuesto aplicado según el importe en las líneas del documento.

 

Base es el importe por línea sin sumar el impuesto.

 

Impuesto, muestra el importe generado según el impuesto aplicado.

 

Subtotal impuesto y total también son cálculos realizados por el sistema según datos registrados.

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Luego de registrar los datos presionar guardar en el botón superior lado derecho.

 

Si la nota de recibo presenta importación debe marcar el gancho en incluir costos de importación y se muestra la siguiente información.

 

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Seleccionar el modo en que se reparten los gastos en Repartir Gastos.

 

Luego presione guardar y habrá registrado el recibo de mercancía.

 

Puede realizar una nota de recibo también recibiendo una orden de compra, para recibir una orden de compra presione sobre el botón recibir el en lado superior.

 

Recibir Nota de Recibo

Luego de presionar en recibir el sistema le muestra una ventana donde debe seleccionar del desplegable la orden de compra a recibir. Observe el ejemplo.

 

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Seleccione la orden de compra y presione aceptar.

 

El sistema le enviara luego el siguiente mensaje.

 

Seleccione OK si va a recibir toda la orden de compra. Del contrario seleccione cancelar y el sistema mostrara la columna Rec. en blanco donde debe colocar la cantidad a recibir. Por ejemplo.

 

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Si desea recibir toda la orden y selecciona OK Se llenaran automáticamente todas las líneas en el documento nota de recibo.

 

Luego presione guardar en el botón superior derecho y ya habrá creado la nota de recibo.

FACTURAS DE COMPRA

Las facturas de compras son documentos donde se registran todas las compras de productos dentro de una empresa. La compra de productos puede ser para consumo, utilización o elaboración de materia primas bajo producción.

Para registrar las facturas de compras presionar factura de compra en el menú compra el sistema muestra la pantalla factura de compra.

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En la pantalla facturas de compra observa un primer bloque Filtros para realizar búsqueda de documentos factura de gasto por fecha, proveedor o creador por.

 

Para realizar búsquedas de facturas de compra registre algún dato en los campos específicos y luego presionar sobre el botón filtrar y se mostrara información en la tabla de pre visualización que contiene los siguientes campos.

 

Para crear una factura de compra presione sobre el botón nuevo en el lado superior derecho en la pantalla facturas de compra, el sistema mostrar la pantalla factura de compra.

 

Factura de Compra

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Para crear una factura de compra registrar los datos solicitados en el documento. En la cabecera se muestra.

Para agregar líneas al documento seleccionar el botón agregar.

 

En el siguiente bloque Descripción, base e impuestos lo muestra el sistema según los datos registrados.

 

Descripción, muestra el nombre o descripción del impuesto aplicado según las líneas del documento.

 

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Antes de guardar puede presionar en el botón previsualizar asiento, el sistema mostrar una visualización del asiento a generarse luego de guardar la factura.

 

Luego de registrar los artículos a comprar presionar guardar en el botón superior lado derecho.

Recibir una Nota de Recibo en una Factura de Compra

Otra forma de realizar la factura de compra es recibiendo un pedido para realizar para realizar la factura de compra recibiendo una orden de compra debe registrar primero el nombre del proveedor al cual pertenece la orden de compra a recibir.

 

Luego de presionar en recibir el sistema le muestra una ventana donde debe seleccionar del desplegable la orden de compra a recibir. Observe el ejemplo.

 

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Seleccione la orden de compra y presione aceptar.

 

El sistema le enviara luego el siguiente mensaje.

 

Seleccione OK si va a recibir toda la orden de compra. Del contrario seleccione cancelar y el sistema mostrara la columna Rec. en blanco donde debe colocar la cantidad a recibir. Por ejemplo.

 

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Si desea recibir toda la orden y selecciona OK Se llenaran automáticamente todas las líneas en el documento factura de compra.

 

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Luego presione guardar en el botón superior derecho y ya habrá creado la factura de compra.

FACTURA DE GASTO

Las facturas de gastos son todos los documentos que se registran originados de pagos a servicios o cualquier artículo que no maneje inventarios. Dependiendo de las operaciones financieras de cada empresa serán los gastos generados.

 

Los gastos serán registrados en el menú factura de gastos.

 

Para registrar un gasto presionar factura de gasto en el menú de compras, se muestra a continuación la pantalla facturas de gastos.

 

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En la pantalla facturas de gastos observa un primer bloque Filtros para realizar búsqueda de documentos factura de gasto por fecha, proveedor o creador por.

 

Para crear una factura de gasto presionar sobre el botón nuevo en el lado superior derecho y se muestra a continuación la pantalla factura de gasto.

 

Factura de Gasto

 

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Para agregar líneas al documento seleccionar el botón agregar.

 

En el siguiente bloque Descripción, base e impuestos lo muestra el sistema según los datos registrados.

 

Descripción, muestra el nombre o descripción del impuesto aplicado según las líneas del documento.

 

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Antes de guardar puede presionar en el botón previsualizar asiento, el sistema mostrar una visualización del asiento a generarse luego de guardar la factura.

 

Luego de registrar los gastos presionar guardar en el botón superior lado derecho.

 

NOTA DE CREDITO DE COMPRA

Las notas de créditos son devoluciones de las facturas de compra. Para ver y buscar una nota de crédito ir al menú nota de crédito de compra en el menú compras.

 

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En la pantalla notas de crédito de compra observa un primer bloque Filtros para realizar búsqueda de documentos factura de gasto por fecha, proveedor o creador por.

 

Nota de Crédito de Compra

Para realizar una nota de crédito ir al menú de compras y presionar sobre facturas de compras se mostrara información de todas las facturas existentes.

 

En la columna acciones observe un icono denominado nota de crédito.

 

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Presione sobre el icono y el sistema le mostrara el siguiente mensaje donde debe indicar si desea realizar la nota de crédito completa o no.

 

Si desea devolver la nota de crédito completa presiona acepta de lo contrario presione cancelar. En un escenario donde no devolverá todos los artículos se muestra la siguiente pantalla.

 

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Note que el campo a devolver se encuentra vacío para que coloque la cantidad a devolver.

 

Luego presione guardar y habrá realizado la nota de crédito.

 

En un escenario donde devolverá la nota de crédito completa el sistema asume los cambios y llena automáticamente en el campo a devolver como se muestra en la figura.

 

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Luego presione guardar y habrá realizado la nota de crédito.

 

NOTA DE CREDITO DE GASTO

El menú nota de crédito de gasto puede observar todas las notas de crédito existentes ya registradas. Esta pantalla nota de créditos es informativa puede ver notas de créditos de gasto e imprimirlas.

 

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Para realizar una nota de crédito debe ir a la factura de gasto y seleccionar en la columna acciones nota de crédito.

 

Nota de crédito de Gasto

 

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Si no requiere devolver todos los productos de una factura es decir no desea realizar la nota de crédito completa presione cancelar. Se mostrara la siguiente pantalla Nota de Crédito de Gasto.

 

Observe que en la columna a devolver se muestra los campos vacíos para que indique la cantidad a devolver.

 

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En la cabecera se muestran todos los datos relacionados a la factura de compra.

Si requiere devolver todos los productos de una factura es decir realizar la nota de crédito completa presione OK. Se muestra la siguiente pantalla Nota de crédito de Gasto.

 

Observe que en el campo a devolver se muestra la cantidad ya registrada así como se llenan automáticamente todos los campos del documento subtotal, impuesto y total.

 

Luego de presionar guardar se muestra la pantalla nota de crédito con información de la nota de crédito realizada.

 

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En la cabecera se muestran todos los datos relacionados a la factura de compra.

Si requiere devolver todos los productos de una factura es decir realizar la nota de crédito completa presione OK. Se muestra la siguiente pantalla Nota de crédito de Gasto.

 

Observe que en el campo a devolver se muestra la cantidad ya registrada así como se llenan automáticamente todos los campos del documento subtotal, impuesto y total.

 

Luego de presionar guardar se muestra la pantalla nota de crédito con información de la nota de crédito realizada.

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MERCANCIA EN TRANSITO

La mercancía en tránsito está relacionada directamente con las compras internacionales como se ha mencionado antes así como existen compras locales existen compras internacionales.

 

Generalmente para realizar una compra internacional primero se realiza el pago de la mercancía que se adquiere o parte del pago según acuerdo con el proveedor puede ser un 50% del saldo total del costo de la mercancía por ejemplo.

 

Para registrar mercancía en tránsito ir al menú de compra i seleccionar mercancía en transito.

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Se mostrara la pantalla mercancía en tránsito con información de mercancía en tránsito que aún no está recibidas.  Allí se observa información como muestra la imagen donde muestra los siguientes campos.

 

Para crear una mercancía en tránsito presione sobre el botón nuevo en el lado superior derecho en la pantalla mercancía en tránsito, el sistema mostrar la pantalla nueva mercancía en tránsito.

Nueva Mercancía en Tránsito

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Registre todos los datos solicitados en la pantalla nueva mercancía en tránsito.

Para agregar líneas al documento seleccionar el botón agregar.

 

En el siguiente bloque Descripción, base e impuestos lo muestra el sistema según los datos registrados.

 

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Si es de su preferencia antes de guardar puede presionar en el botón previsualizar asiento en el botón previzualizar asiento ubicado en la barra superior de la pantalla mercancía en transito.

 

El sistema mostrara una visualización del asiento a generarse.

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Luego presione guardar en el botón superior derecho y ya estaría registrada la mercancía en tránsito.

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